Dlaczego firmy, aby się skalować potrzebują informatyzować procesy? Czym jest informatyzacja? Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzanie w pełni zinformatyzowanych procesów?
Korzystanie z komputerów, Internetu i różnego rodzaju narzędzi, których zadaniem jest usprawnienie procesów w firmie wydaje się być codziennością. Jednak nie każda organizacja posiada programy czy rozwiązania informatyczne, które pozwalają na zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu. Na gromadzenie danych czy przygotowywanie raportów każdy z pracowników ma swój sposób. Jedni robią to za pomocą ogólnodostępnych programów, inni do tych celów wykorzystują Excela. Nie mówię, że Excel to jest zły pomysł, bo przy umiejętnym korzystaniu z jego opcji może okazać się bardzo pomocny w codziennej pracy.
Warto jednak wprowadzać rozwiązania, które pozwolą zebrać wszystkie procesy w jednym miejscu. Dzięki temu firma będzie działała na podobnych zasadach niezależnie od działu czy stanowiska. Może to być spore ułatwienie nie tylko dla samych pracowników, ale również dla osób zarządzających.
W zależności od obszaru, który wymaga usprawnienia może to być system ERP, CRM czy inne kompleksowe rozwiązanie, które będzie całkowicie dedykowane dla Twojej firmy. Pierwszy krok już za Tobą, widzisz, że Twoje przedsiębiorstwo wymaga informatyzacji – to bardzo dużo. Gdzieś z tyłu głowy pojawiają się jednak wątpliwości czy warto wprowadzać nowe rozwiązanie, odpowiedź jest prosta: warto!
Poniżej przedstawię kilka korzyści, dla których warto informatyzować procesy w organizacji.
1. Usprawnienie procesów
Zgromadzenie wszystkich procesów w ramach jednego narzędzia znacznie usprawni codzienną pracę. Pozwoli zachować przejrzystość i zebrać najważniejsze procesy w jednym miejscu. W zależności od tego, który obszar funkcjonowania firmy wymaga usprawnienia, można dopasować do niego narzędzie. Jeżeli w Twojej organizacji kuleją procesy związane z klientami pomocny może okazać się system CRM, który uszereguje wszystkie dane. Jeżeli masz problemy z komunikacją wewnętrzną, to dobrym rozwiązaniem może okazać się Intranet, który będzie stanowił wewnętrzną bazę z najważniejszymi informacjami.
Niezależnie, który obszar Twojej organizacji kuleje, to usprawnienie procesów, które zapewni informatyzacja znacznie przyczyni się do poprawy jego funkcjonowania.
2. Wzrost efektywności
Im więcej czynników rozprasza pracowników, tym efektywność jest mniejsza. Kiedy w organizacji panuje chaos, procesy nie są zebrane w jednym miejscu, to trzeba poświęcić więcej czasu na wykonanie poszczególnych zadań. Zautomatyzowanie procesów pozwala na bardziej efektywną pracę. W sytuacji kiedy pracownicy przykładowo musieli dany raport generować ręcznie poprzez wprowadzanie danych, system jest w stanie zsumować je automatycznie. Jest to spora oszczędność czasu, który pracownik może poświęcić na inne obowiązki.
3. Redukcja kosztów
Wprowadzenie rozwiązań informatycznych w Twojej firmie pozwoli zredukować koszty. Kiedy myślisz o aplikacji webowej, to pewnie jej stworzenie kojarzy Ci się z dużymi kosztami. To prawda, nie są to małe pieniądze, jeżeli zdecydujesz się na pełnowymiarowy produkt, który będzie wyposażony w najważniejsze funkcje. Warto jednak o tym pomyśleć bardziej przyszłościowo. Jest to zaoszczędzenie czasu Twoich pracowników, a więc oni mogą poświęcić ten czas na wykonanie innego zadania.
Interesujesz się biznesem?
Zapisz się do newslettera i otrzymuj dawkę biznesowej wiedzy!
4. Spójna komunikacja wewnątrz firmy
To w jaki sposób przebiega komunikacja wewnątrz firmy ma ogromne znaczenie na jakość zachodzących w niej procesów. Im większe przedsiębiorstwo tym trudniej jest sprawić, żeby proces komunikacji przebiegał prawidłowo. Coraz więcej firm decyduje się na systemy typu Intranet czy CRM, w których gromadzą wszystkie najważniejsze informacje. Ma do nich dostęp każdy uprawniony pracownik.
5. Pracownicy mogą z nich korzystać w każdym miejscu
W czasach kiedy wszystkie dokumenty były w wersji papierowej, pracownicy nie mieli możliwości korzystania z nich poza miejscem pracy. Jeżeli wszystkie dokumenty i najważniejsze informacje są zgromadzone w jednym narzędziu, pracownicy mogą korzystać z nich wszędzie. Większość firm jest teraz zmuszonych do pracy zdalnej i pozwala im to normalnie funkcjonować. Wystarczy, że pracownik zaloguje się od siebie z domu do danego systemu czy narzędzia i jest w stanie wykonywać swoje obowiązki bez konieczności pojawiania się w biurze.
6. Przewaga konkurencyjna
Pomimo, że żyjemy w czasach w których technologie są rozwinięte na bardzo wysokim poziomie, to nie wszystkie firmy stosują nowoczesne rozwiązania. Wprowadzając zaawansowane systemy informatyczne w swojej organizacji możesz zyskać przewagę nad swoją konkurencją. Dzięki zinformatyzowaniu procesów zarząd ma możliwość stałego monitorowania sytuacji w firmie. Tym samym jest w stanie wprowadzać działania mające na celu generowanie zysku oraz zwiększanie przewagi konkurencyjnej, co pozwoli umocnić pozycję firmy na rynku.
Podsumowując:
Oczywiście korzyści może być o wiele więcej i mogą się one różnić w zależności od firmy. Opcji jest kilka, można wdrażać gotowe systemy albo poszukać firmy, która stworzy system dedykowany dopasowany tylko i wyłącznie do Twoich oczekiwań.
Co prawda stworzenie systemu dopasowanego całkowicie do potrzeb organizacji może wiązać się z o wiele większymi kosztami, niż zaimplementowanie gotowego rozwiązania. Masz jednak wpływ na to, jakie funkcje będą się w nim mieściły, więc jest to inwestycja długoterminowa, która może przynieść realne korzyści w przyszłości.
Stworzenie produktu cyfrowego to jedno, drugie to jego wdrożenie. Ważne jest odpowiednie zaimplementowanie systemu w organizacji, tak aby mógł on w pełni spełnić swoje zadanie, czyli usprawnić procesy i przynieść wymierne korzyści. W tej kwestii można liczyć na wsparcie firmy, która go dla Ciebie przygotowała. Po kolei zaprezentują działanie wszystkich funkcji i będą do Twojej dyspozycji w razie problemów.