Dedykowana platforma czy gotowe oprogramowanie?

Chcesz usprawnić procesy w organizacji i myślisz nad wprowadzeniem rozwiązania informatycznego, które Ci w tym pomoże. Nie jesteś specjalistą w dziedzinie IT, więc szukasz informacji w Internecie. Wiesz już, że do wyboru masz dwie opcje. Pierwsza z nich to gotowe rozwiązanie, które już funkcjonuje na rynku. Druga to dedykowana platforma stworzona dla Twojej organizacji. O tym jak ważna jest informatyzacja pisaliśmy już na naszym blogu – Czy informatyzacja procesów w firmie jest ważna?

W tym artykule postaram się pokrótce scharakteryzować obie możliwości i przedstawić zalety i wady każdej z nich.

Gotowe oprogramowanie

Na rynku funkcjonuje wiele gotowych rozwiązań, które są tworzone przez firmy informatyczne, aby rozwiązać konkretny problem w organizacji. W zależności, który obszar chcesz usprawnić, to jest duża szansa, że znajdziesz produkt cyfrowy, który Ci w tym pomoże. Są one ogólnodostępne, przez co wiele firm z nich korzysta.

Tego typu rozwiązania są już wyposażone w określone funkcjonalności, w związku z tym może się okazać, że nie wszystkie z nich będą potrzebne w Twojej firmie. Może być też tak, że Twoja organizacja potrzebuje dodatkowych możliwości. W przypadku gotowych aplikacji czy systemów nie ma opcji dodania poszczególnych funkcji.

Jeżeli zależy Ci na czasie, to jest to dla Ciebie dobra opcja. Skoro produkt jest już gotowy, to wystarczy go tylko wdrożyć w Twojej firmie. Koszty tego typu rozwiązania wiążą się z jego wdrożeniem, wykupieniem licencji, opłatami za aktualizację czy serwisowanie. Może na ten moment nie wydaje Ci się, żeby to były duże kwoty, ale kiedy weźmiesz pod uwagę dłuższy okres czasu może uskładać się całkiem spora suma.

Sprawdzone gotowe oprogramowanie

Tak zwane systemy pudełkowe są już przetestowane na użytkownikach. Właściciele firm decydują się raczej na sprawdzone rozwiązania, które funkcjonują na rynku już jakiś okres czasu. W związku z tym firmy dostarczające tego typu produkty, dbają o ich prawidłowe funkcjonowanie. Starają się też co jakiś czas wprowadzać nowe funkcjonalności jako odpowiedź na potrzeby rynku. Nie mniej jednak są małe szansę, że właściciel oprogramowania wprowadzi ulepszenie sugerowane przez Ciebie, którego potrzebuje Twoja organizacja. Jesteś całkowicie uzależniony od producenta, w związku tym na wszelkie ulepszenia produktu musisz czekać, nie masz na to wpływu.

W przypadku korzystania z gotowych rozwiązań jest możliwość, że firmy konkurencyjne z Twojej branży również z nich korzystają. W związku z tym możecie podobnie organizować procesy, tym samym masz mniejsze szanse na uzyskanie przewagi i wybicie się na rynku.

Gotowe oprogramowanie – zalety:

+ szybkie wdrożenie

+ przetestowany na użytkownikach

+ otrzymujesz gotowe rozwiązanie

Gotowe oprogramowanie – wady:

– brak dopasowania do Twoich potrzeb

– brak decyzyjności

– systematyczne koszty 

Dedykowana platforma

Jest to rozwiązanie całkowicie dopasowane do potrzeb klienta. Powstaje w oparciu o jego wymagania. Chociaż opiera się na tych samych technologiach i gotowych modułach to każde z nich jest niepowtarzalne. Zawiera zestaw funkcjonalności całkowicie dostosowany do potrzeb danej organizacji. Najczęściej budowa dedykowanej platformy zaczyna się od warsztatów biznesowych.

W przypadku tego typu produktów bardzo łatwo jest wprowadzić nowe funkcjonalności. Wystarczy, że zleci się to firmie lub freelancerowi, która takie rozwiązanie przygotowuje. Trzeba się liczyć z tym, że dedykowana platforma to też o wiele dłuższy czas oczekiwania na wdrożenie niż w przypadku gotowych rozwiązań. Musisz wziąć pod uwagę cały proces tworzenia platformy, testowanie i wprowadzanie zmian. Może się to wiązać z kilkoma miesiącami przygotowań do jego ostatecznego wdrożenia w Twojej firmie.

Ile kosztuje dedykowana platforma?

Jeżeli chodzi o koszty tworzenia platform czy systemów dedykowanych są one wyższe niż w przypadku rozwiązań pudełkowych. Nie mniej jednak jest to koszt jednorazowy wynikający ze stworzenia danego produktu. Nie musisz płacić za licencję, aktualizację czy inne koszty. Dodatkowo otrzymujesz prawo własności.

Możesz też zacząć od prototypu wyposażonego tylko i wyłącznie w najważniejsze funkcjonalności, a z czasem ulepszać swoje rozwiązanie o dodatkowe opcje.

Masz możliwość całkowitego decydowania o tym, jak dany produkt funkcjonuje i w którym kierunku go rozwijać. W każdej chwili możesz dodawać nowe funkcje, które będą odpowiedzią na potrzeby organizacji czy klientów. Tego typu współpraca daje Ci możliwość wglądu w prace na każdym etapie tworzenia platformy i reagowania na bieżąco na wszelkie zmiany.

Możesz liczyć na pomoc podczas jego wdrożenia. Firmy, które zajmują się tworzeniem tego typu rozwiązań często oferują późniejsze wsparcie w postaci gwarancji czy usług serwisowych. W związku z tym nawet kiedy rozwiązanie funkcjonuje już w organizacji zawsze możesz liczyć na pomoc z ich strony.

Jest to dobra opcja dla firm, które nie mogą dopasować gotowego oprogramowania do potrzeb swojej organizacji oraz dla tych, które chcą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku.

Dedykowana platforma – zalety:

+ dostosowanie do potrzeb

+ pełna decyzyjność odnośnie projektu

+ przewaga konkurencyjna

Dedykowana platforma – wady:

– jednorazowy, często wysoki koszt wytworzenia

– dłuższy czas powstawania

– konieczność przeprowadzenia testów

Dedykowana platforma czy gotowe oprogramowanie – którą opcję wybrać?

Jak widzisz każda z opcji ma swoje wady i zalety. Do Ciebie należy decyzja, którą z nich wybierzesz. Na początek przeanalizuj procesy w swojej firmie. Zastanów się, które obszary chcesz ulepszyć. Jaką potrzebę dany produkt ma spełniać, jaki jest cel jego wprowadzenia i jakie konkretne problemy ma rozwiązywać. Określ też budżet, który możesz przeznaczyć. Pomyśl czy to rozwiązanie ma zostać wprowadzone w tym momencie, czy jesteś w stanie poczekać na nie kilka tygodni lub miesięcy.

Swoje poszukiwania możesz zacząć od sprawdzenia, czy któreś z już istniejących na rynku rozwiązań nie jest idealne dla Twojej firmy. Sprawdź, czy funkcjonalności w które jest wyposażone są dopasowane do Twoich potrzeb, przeanalizuj jakie koszty będziesz musiał ponosić w związku z korzystaniem z produktu.

Jeżeli chcesz mieć produkt w pełni dopasowany do Twojej firmy, jesteś w stanie ponieść jednorazowy koszt związany z jego wytworzeniem, ale zapewnić sobie przewagę konkurencyjną, to zdecyduj się na rozwiązanie dedykowane.

Jeżeli potrzebujesz pomocy, nie wiesz na co zwrócić uwagę, to daj znać! Chętnie pomogę Ci w wyborze najlepiej dla Ciebie opcji.