Jak napisać specyfikację projektu?

Specyfikację projektu określa się jako jeden z ważniejszych dokumentów w procesie tworzenia aplikacji. Czasami składa się z kilku, a czasami z kilkuset stron, nie ma jednej powszednie obowiązującej zasady co do jej długości. Ilość stron nie świadczy o jej odpowiednim przygotowaniu, liczy się jej treść.

Jej opracowanie ma na celu przelanie tego, co ma w głowie pomysłodawca projektu, w taki sposób, aby wykonawca mógł stworzyć produkt, który spełni jego oczekiwania i będzie odpowiedzią na konkretne potrzeby. Ważne jest określenie problemu, który poprzez stworzenie konkretnego produktu ma zostać rozwiązany.

Czym jest specyfikacja projektu?

Specyfikację projektu tworzy się z myślą o umieszczeniu wszystkich najważniejszych informacji o produkcie. Pierwsze zdania powinny stanowić ogólny opis danego rozwiązania. Następnie należy umieścić w niej bardziej szczegółowe informacje zawierające wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Jej forma jest dowolna – może to być sam tekst, diagramy, mapy. Ważne, żeby całość była czytelna i zrozumiała dla każdej ze stron. Warto w ramach specyfikacji przygotować mapę produktu.

Tworzona jest przez pomysłodawcę danego rozwiązania w związku z tym nie wymaga się od niego stosowania nazw technicznych. Najważniejsze jest jasne przedstawienie wizji produktu, opisanie każdego aspektu, oczekiwań co do niego. Warto określić, jak powinna wyglądać warstwa wizualna, które funkcjonalności są najważniejsze, na jakie urządzenia ma być przeznaczone dane rozwiązanie.

Jakie informacje zamieścić w specyfikacji projektu?

W dokumencie powinna być także odpowiedź dotycząca celu tworzenia danego rozwiązania. Jakie korzyści ma ono przynieść, do kogo trafić i jakie potrzeby zaspokoić. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala zrozumieć motyw działania. Zespołowi developerów lepiej pracuje się nad produktem, kiedy wiedzą, dlaczego ma on powstać i rozumieją związane z nim procesy. Doskonałym sposobem jest przygotowanie Business Model Canvas.

Inaczej tworzy się produkty, które mają trafić do szerokiej grupy docelowej, a inaczej te, które są dedykowane pracownikom konkretnej firmy. W związku z tym ważne, jest określenie grupy docelowej, jej potrzeb. Aby tego dokonać niezbędna jest analiza rynku i potrzeb użytkowników.

Jeżeli dobrze przygotujesz specyfikację projektu to będzie ona solidną podstawą do stworzenia wyceny przez wykonawcę. Po dokładnym zapoznaniu się z nią, ma on możliwość określenia z jakim kosztem wiąże się stworzenie produktu uwzględniającego wszystkie opisane założenia. W specyfikacji warto zamieścić informację o budżecie przeznaczonym na jej budowę. Dzięki tej informacji wykonawca jest w stanie przygotować taki produkt, który będzie wyposażony w kluczowe funkcjonalności, a mimo to zmieści się w określonej kwocie.

Należy tez określić termin realizacji, w jakim chcemy, aby dany produkt powstał. W zależności od tego, jak bardzo rozbudowany jest projekt, od dostępności członków zespołu developerskiego, te terminy warto ustalić już na samym początku.

Pojęcia branżowe w specyfikacji projektu

Ty jako specjalista w swojej branży na co dzień posługujesz się charakterystycznymi dla niej pojęciami i wiesz co one oznaczają. Pamiętaj jednak, że wykonawca niekoniecznie ma z nimi styczność na co dzień. Aby uniknąć nieporozumień, pisz prostym językiem. Jeżeli w dokumentacji pojawiają się sformułowania typowe dla Twojej branży czy firmy wyjaśnij je. Może to być wyjaśnienie w formie słowniczka albo krótkiego komentarza. Tym samym dasz szasnę lepiej zrozumieć procesy zachodzące w Twojej firmie i branży. Przyczyni się to też do lepszej komunikacji pomiędzy stronami i sprawi, że proces będzie przejrzysty i zrozumiały.

To samo działa w drugą stronę – jeżeli nie masz wiedzy technologicznej nie staraj się na siłę używać pojęć branżowych. Nie jesteś programistą nie musisz się na tym znać. Od tego jest zespół developerów, który na podstawie twojego opisu określi technologie i nada fachowe nazewnictwo poszczególnym elementom.

Najlepszym rozwiązaniem jest wspólne stworzenie ostatecznej wersji specyfikacji. W jednym miejscu spotykają się wykonawca razem z pomysłodawcą. Podsumowują wszystkie wnioski, systematyzują informacje i określają ostateczną wersję dokumentu.

Jeżeli nie czujesz się na siłach, aby sam przygotować specyfikację, to spisz po prostu najważniejsze założenia i oczekiwania względem produktu i wyślij zwykłe zapytanie do firmy, która zajmuje się ich tworzeniem. Wspólnie z grupą specjalistów stworzycie kompleksowy dokument, na podstawie którego powstanie Twój produkt.

Piszę specyfikację projektu – o czym pamiętać

Jeżeli, mimo wszystko chcesz stworzyć taki dokument sam, mam dla Ciebie kilka rad, o których warto pamiętać:

• Dbaj o formatowanie tekstu – stosuj nagłówki, spis treści, akapity – poprawia to czytelność tekstu
• Nie bój się stosować wypunktowania – pozwalają lepiej skupić wzrok na tekście i wydobyć konkretną informację
• Pamiętaj o adresacji specyfikacji – inaczej powinna być napisana specyfikacja dla inwestora, a inaczej dla wykonawcy
• Numeracja stron – pozwala odnieść się do konkretnego miejsca w dokumencie
• Podpisuj zdjęcia i diagramy, aby można było się do nich odnieść
• Nie stosuj słów, których znaczenia nie znasz – lepiej opisać co masz w głowie, niż użyć słowa technologicznego, które może być źle zinterpretowane przez wykonawcę
• Jeżeli stosujesz branżowe nazewnictwo – dodaj słownik do specyfikacji
• Dobrym standardem jest też używanie historyjek użytkownika w formie: Jako użytkownik zalogowany [kto?] chciałbym móc zalogować się za pomocą mojego konta Facebook [co?], ponieważ jest to dla mnie szybkie i nie muszę pamiętać hasła [dlaczego?] – historyjki dodają wartość biznesową do specyfikacji
• Nie pisz specyfikacji na kilkadziesiąt stron – jest to strata czasu. Wykonawca potrzebuje podstawowe informacje i muszą być zwięzłe. W dalszym procesie ofertowania, wykonawca dowie się więcej szczegółów.

Mam nadzieję, że teraz wiesz, jak powinna wyglądać specyfikacja. Masz świadomość, że lepiej stworzyć dokument, który będzie miał 5 stron, ale z samymi konkretami, niż tracić czas na 200 stronnicowe opisy.

Pamiętaj, nie rób nic na siłę. Jeżeli nie wiesz jak stworzyć ten dokument poproś o pomoc. Wykonawcy aplikacji na pewno będą do Twojej dyspozycji i razem zbierzecie najważniejsze informacje na temat Twojego rozwiązania.

Jeżeli potrzebujesz pomocy daj znać – pomogę 😎