Jak wygląda poprawna komunikacja w zespole projektowym?

Jak ważna jest komunikacja w zespole projektowym? Pozwólmy zobrazować jej wagę liczbom – według badań PMI, efektywne zarządzanie komunikacją w projekcie pozwala w 71% przypadków na ich ukończenie w założonym czasie i budżecie (75%). Mimo imponujących wyników badań, wiele software house’ów nie przykłada do niej należytej wagi. Praca pod presją czasu powoduje, że spotkania z zespołem i wymiana swoich spostrzeżeń na temat projektu są spychane na dalszy plan, a komunikacja całkowicie zaniedbywana. A to poważny błąd. Posłuchaj historii o tym, dlaczego komunikacja w zespole projektowym jest tak ważna

Nieprawidłowa komunikacja w teamie jest jednym z głównych powodów opóźnień projektów. Zaznaczmy, że pod tym pojęciem mieszczą się nie tylko wszelkie komunikaty werbalne, ale i procesy oraz opisy zadań, które powinny być sformułowane tak, by zrozumiał je każdy członek zespołu. Ważną rolę w procesie poprawnej komunikacji odgrywa także kanał, który w tym przypadku sprowadza się do konkretnego komunikatora, z którego potrafią korzystać wszyscy członkowie zespołu i co więcej, zgodnie uważają go za najlepsze narzędzie.

Teraz możemy przejść do tego, jak wygląda prawidłowa komunikacja w zespole projektowym.

1. Poznaj techniki poprawnej komunikacji

Przydadzą Ci się nie tylko w pracy, ale i w życiu prywatnym. Sprowadzają się one do mówienia o swoich odczuciach i prezentowania własnych poglądów bez oskarżania i osądzania innych. Jeśli krytykujesz czyjś pomysł, rób to w formie bezosobowej – mów o niefunkcjonalnym rozwiązaniu, a nie osobie, która je stworzyła. Oddzielaj problemy od współpracowników.

2. Na bieżąco informuj zespół o swoich spostrzeżeniach

Jeśli czekasz na koniec projektu, żeby wówczas przedstawić swoje żale, popełniasz błąd. Dlaczego? Nie chodzi jedynie o tłumienie negatywnych emocji, ale i o korzyści, które daje rozwiązywanie problemów na bieżąco. Jeśli Twoje spostrzeżenia okażą się słuszne, wówczas poprawki zostaną wprowadzone szybciej, a czas realizacji projektu nie zostanie wydłużony

3. Szanuj czas swój i innych

Przerywanie zadań wybija z rytmu pracy i dekoncentruje, dlatego wszelkie dodatkowe zadania powinny być realizowane po zakończeniu tego najważniejszego.

4. Nie składaj obietnic bez pokrycia

Zanim obiecasz coś klientowi czy współpracownikowi, zastanów się, czy jesteś w stanie to spełnić w określonym czasie. Granie w otwarte karty wydaje się lepszą opcją niż składanie obietnic, których się nie dotrzymuje.

5. Przechowuj dokumentację projektu w jednym miejscu

Poprawna komunikacja to nie tylko sposób prowadzenia konwersacji, ale i wysyłanie wiadomości oraz procedury. Dlatego dokumentacja projektu powinna znajdować się w jednym miejscu, do którego wszyscy członkowie zespołu mają dostęp. Procedury postępowania powinny być jasne i zrozumiałe przez cały team, dzięki czemu uniknie się niepotrzebnych nieporozumień.

Konflikty są czymś na porządku dziennym i pojawiają się w każdym aspekcie życia – zarówno w obszarze zawodowym jak i prywatnym. Są wynikiem odmiennych poglądów ludzi. Choć są nieuniknione, można nie dopuszczać do ich eskalacji i rozwiązywać je tak szybko, jak się pojawią. Zwłaszcza, jeśli takie podejście jest gwarancją zrealizowania wspólnego celu i satysfakcji teamu oraz klienta.